Voor alle producten en diensten die u levert aan uw klanten of werkgevers maakt u een factuur. Een factuur kunt u zien als de basis voor uw omzet en de berekening van de btw. Rechtspersonen die geen ondernemer zijn zoals bijvoorbeeld verenigingen en stichtingen stuurt u ook een factuur. Aan particulieren hoeft u geen factuur te sturen.
Als freelancer of zzp’er verstuurt u aan uw werkgever een factuur als de opdracht is afgerond. Bij langdurige opdrachten is het gebruikelijk om deelfacturen te versturen als een fase van de opdracht is afgerond, of u factureert periodiek. Dit kan maandelijks of over een aantal dagen.
Het is belangrijk om in goed overleg hierover vooraf duidelijke afspraken te maken met uw werkgever om misverstanden te voorkomen en alle gevolgen van dien. Deze afspraken kunt u vastleggen in een opdrachtovereenkomst. Vermeld daarin duidelijk de afgesproken factuurtermijnen.
De factuureisen zijn afhankelijk van de hoogte van uw factuur. Bedraagt uw factuur minder dan € 100,00 dan kunt u een vereenvoudigde factuur maken met de volgende standaardgegevens:
Bedraagt uw factuur meer dan € 100,00 dan bent u verplicht minimaal de volgende basisgegevens te vermelden om aan de wettelijke factuureisen te voldoen:
Om u te helpen met het maken van uw eigen facturen kunt u een voorbeeld van een factuur downloaden en gebruiken om uw eigen factuur te maken.
Als u een factuur maakt voor het leveren van producten kunt u direct een factuur toevoegen. Heeft u een nieuwe klant dan is het niet ongebruikelijk om eerst een factuur te maken en te versturen en pas als deze is betaald het product te leveren.
Het uiterlijk en de opmaak van een factuur is uw eigen keuze, hiervoor gelden geen regels. U kunt uw factuur opmaken met uw eigen logo en de uitstraling van uw huisstijl.
Wanbetalers, een vervelend probleem. Maakt u zich echter niet ongerust als na één dag na verloop van de betalingstermijn het verschuldigde bedrag nog niet is overgemaakt. Heeft u echter na enkele dagen na verloop van de betalingstermijn nog geen geld ontvangen, stuur dan een herinnering. Krijgt u hierop nog geen reactie, stuur dan een tweede herinnering. Als dit ook niet helpt dan kunt u een ingebrekestelling sturen.
Binnen 30 dagen na de factuurdatum moet worden betaald mits u contractueel niets heeft vastgelegd. De betalingstermijn van een factuur is wettelijk vastgelegd.
In een overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken. Langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor beide partijen niet nadelig is.
Alle facturen die u verstuurt of ontvangt dient u een kopie te bewaren in uw administratie. Voor de belastingdienst is dit verplicht zodat uw administratie eventueel gecontroleerd kan worden. Digitale facturen hoeft u niet af te drukken, u mag deze digitaal opslaan. Facturen bewaart u 7 jaar en voor onroerende zaken zelfs 10 jaar.
